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O Instituto Trabalho Portátil oferece capacitação para gestores e colaboradores de empresas que buscam implementar o home office

As vantagens do trabalho remoto para a empresa são várias: redução de custos imobiliários; atração e retenção de talentos e aumento na produtividade. Para colaboradores os benefícios do home office aparecem na forma de um grande aumento na qualidade de vida e maior motivação para trabalhar.

Mas o improviso na implementação de um programa de teletrabalho pode colocar em risco todos os benefícios que ele pode trazer.

Para garantir o sucesso de um programa de trabalho remoto é essencial que a equipe remota, seus familiares, seus gestores e até quem vai permanecer na empresa sejam capacitados para este novo cenário.

O Instituto Trabalho Portátil oferece todas as ferramentas e conteúdos necessários para o diagnóstico, planejamento, engajamento e implementação de um programa de trabalho remoto.

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Artigos Sobre Trabalho Remoto

REFORMA TRABALHISTA E TRABALHO REMOTO: O QUE MUDA PARA EMPRESAS E COLABORADORES

Um dos grandes obstáculos para o trabalho remoto nas empresas era a falta de previsão e regulamentação legal do home office.

Com a recente reforma trabalhista isso mudou.

A Legislação agora prevê o home office e detalha as possibilidades de acordo entre a empresa e seus colaboradores que estão remotos.

Mesmo antes da regulamentação na CLT, o teletrabalho já estava sendo adotado com sucesso por um número cada vez maior de empresas no Brasil. Segundo pesquisa da SAP Consultoria, 37% das empresas pesquisadas já adotam o home office com um crescimento anual de 15%.

Com a inclusão do trabalho remoto na CLT, o receio das empresas com relação à formalização dos programas deixa de existir e a tendência destes números é crescer exponencialmente.

Veja o que a CLT agora dispõe com relação ao trabalho remoto
Segundo Guilherme Teixeira de Freitas, Consultor Jurídico do Instituto Trabalho Portátil e Especialista em Direito do Trabalho, as alterações na CLT com respeito ao teletrabalho se deram nos seguintes pontos:

1. Regulamentação do trabalho remoto
A reforma dedicou um capítulo inteiro da CLT para dispor sobre o teletrabalho (arts. 75-A até 75-E), no qual fica estabelecido que esta modalidade de trabalho será adotada mediante entendimento mútuo entre empresa e trabalhador, sendo materializado com a celebração de “contrato individual de trabalho”. Nos casos de contratos de trabalho já vigentes, a formalização será realizada através de um aditivo.

2. Detalhamento das atividades remotas
Os principais aspectos da prestação do serviço realizado remotamente deverão ser detalhados, principalmente em relação a quais atividades serão executadas pelo empregado remoto.

3. Divisão de despesas entre empresa e colaborador remoto
Ainda no item que diz respeito ao detalhamento dos serviços, o texto destaca a necessidade de definir quem deverá arcar com as despesas relativas à aquisição dos equipamentos e manutenção da infraestrutura necessária para o desenvolvimento do trabalho fora da sede da empresa.

4. Prazo de transição para colaboradores que retornarem ao regime presencial
Ficaram ainda estabelecidas regras de transição para o caso de retorno do trabalhador ao trabalho em regime presencial, o qual deverá respeitar um prazo mínimo de 15 dias.

5. Exceção ao regime de horas extras
O artigo 61 da CLT, que dispõe sobre as hipóteses de exceção ao regime de horas extras, recebeu um novo inciso (III), com o seguinte conteúdo: “os empregados em regime de teletrabalho”, igualando-os aos trabalhadores externos e ocupantes de cargos de gerência.

6. Orientações obrigatórias para colaboradores remotos
De acordo com a nova legislação, as empresas ficam obrigadas a orientarem seus colaboradores remotos quanto “às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.”

O que muda agora para a empresa?
Sabendo que agora estão amparadas pela legislação, as empresas ficam mais seguras para implementar seus programas de trabalho remoto e usufruir dos benefícios desta modalidade.

Além disso, regras mais definidas com relação à incidência de horas extras e ao detalhamento das atividades a serem realizadas em home office reduzem consideravelmente a possibilidade de eventuais ações trabalhistas.

O que muda para o colaborador remoto?
Com a nova CLT, a tendência é que haja um aumento na quantidade de empresas que adotarão o home office ou que ampliarão seus programas existentes. Com isso, aumentam as chances de um colaborador receber o privilégio de trabalhar em casa.

A Lei também criou um ambiente mais seguro e definido para o colaborador em home office, principalmente com a definição de divisão das despesas para montar o seu home office e com a obrigação da empresa em orientar sua equipe virtual.

Por que esse é o momento ideal para implementar o trabalho remoto na sua empresa?
O home office traz enormes vantagens e benefícios para empresas e colaboradores.

De um lado, a empresa ganha ao diminuir seus gastos imobiliários com a redução dos seus espaços de escritório. Algumas empresas que implementaram o trabalho remoto puderam entregar andares inteiros e até mesmo edifícios. Segundo a Telework Research Network, as empresas com programas de home office reduzem em 20% seus custos imobiliários e de consumo.

Outro ponto positivo para as empresas é o aumento da produtividade em home office. Por conta de um maior controle das interrupções e colaboradores mais motivados, esse aumento na produtividade chega a ser de pelo menos 20% (em muitas empresas chega a 60%), também segundo a Telework Research Network.

Outras vantagens do trabalho portátil para a empresa: a redução no absenteísmo (cerca de 25%), a atração de talentos e a retenção de talentos (10% de redução no turnover). (Fonte: Telework Research Network)

Para os colaboradores, o benefício chega na forma de um enorme aumento em qualidade de vida e uma redução considerável no tempo perdido nos deslocamentos casa-trabalho. Tempo esse que se transforma em tempo livre para passar com a família e cuidar da saúde.

Sem o obstáculo da incerteza jurídica, os desafios na implementação do home office são simplificados, podendo ser facilmente resolvidos com um planejamento prévio e com a capacitação adequada de gestores e liderados.

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7 COISAS QUE TODA EMPRESA PRECISA SABER SOBRE HOME OFFICE - ANDRÉ BRIK

O trânsito caótico e o alto custo do metro quadrado comercial nas grandes cidades promoveram o home office de tendência a necessidade. Cada vez mais empresas estão adotando a solução de enviar parte dos seus colaboradores para executar parte de suas tarefas remotamente. Com isso conseguem reduzir custos, aumentar a produtividade, atrair e reter talentos, reduzir o absenteísmo e atingir metas de sustentabilidade.

Mas apesar de todas as vantagens para as empresas, e para as pessoas que nelas trabalham, o teletrabalho é um assunto que ainda gera muita insegurança entre os gestores brasileiros. Com o objetivo de reduzir esta preocupação e garantir que mais pessoas se beneficiem com o trabalho portátil, vou apresentar as respostas para as principais questões geradas pelo assunto, e tentar derrubar os maiores mitos sobre o trabalho realizado em espaços alternativos à empresa.

1. O funcionário não vai tomar chá de sumiço
Um dos maiores medos gerenciais com relação ao home office é a percepção de perda de controle. Para muitos gestores, um colaborador remoto é uma pessoa a menos na equipe.

Existem diversas configurações de trabalho a distância e em nenhuma delas o colaborador fica isolado da empresa. Basta notar que na maioria dos casos o trabalho é realizado remotamente somente dois ou três dias da semana.

E mesmo nos casos onde o trabalho é realizado 100% home based (como nos programas de teleatendimento, por exemplo), os colaboradores devem participar de reuniões presenciais na empresa no mínimo a cada 15 dias, para receber feedbacks ou alinhar as tarefas com seus gestores.

Além disso, a tecnologia atualmente permite que gestores fiquem em constante contato com sua equipe, seja através das ferramentas de comunicação ou dos aplicativos de gestão remota de tarefas.

2. Quem paga a conta?
O texto da nova CLT estabelece que é preciso definir de antemão quem vai pagar as contas de aquisição de equipamento e custos fixos de manutenção para o funcionamento do home office. Essa divisão pode ocorrer apenas em itens específicos dos gastos e com porcentagens diferentes para empregadores e empregados.

3. O home office não é um fora-da-lei
Até pouco tempo a CLT não incluia uma regulamentação para o trabalho realizado fora da sede da empresa. Isso causava uma grande insegurança nas empresas que por receio acabavam não implementando o trabalho home office. Por consequência, empregadores e empregados não podiam aproveitar os benefícios do teletrabalho.

Com a nova reforma trabalhista aprovada em 2017 isso mudou. Agora a Lei permite que o trabalho remoto seja adotado desde que haja entendimento mútuo entre empresa e trabalhador. A formalização ocorre na forma de “contrato individual de trabalho” para novos colaboradores e aditivos para contratos de trabalho vigentes.

4. Tamanho não é documento
A impossibilidade de implementar um programa de trabalho portátil é muito mais uma questão cultural na empresa do que uma limitação relacionada ao seu porte. Algumas pequenas e médias empresas relacionam sua importância no mercado com a área física de escritórios, a quantidade de estações de trabalho e o número de funcionários presentes. Para estas empresas, estes elementos representam um símbolo de status. Manter esta estrutura funcionando é um custo que nem sempre compensa.

Quando não têm a necessidade de manter esta imagem, empresas de qualquer porte podem implementar um programa de trabalho portátil e aproveitar seus benefícios: atração e retenção de talentos, aumento na produtividade e redução de custos. Para isso, basta que algumas de suas atividades sejam compatíveis com o trabalho à distância.

E nos casos em que a empresa precisa crescer, esta modalidade permite ainda que se façam novas contratações sem a necessidade de aumentar o espaço físico de escritórios, economizando assim em custos imobiliários e gastos extras com energia.

5. Os trabalhadores brasileiros são dignos de confiança
Infelizmente, existe um senso comum de que no Brasil somos todos folgados e malandros. Por isso, muitas empresas associam o teletrabalho com perda de controle e redução na produtividade.

Aqui, como em qualquer lugar, existem realmente pessoas que exigem um monitoramento constante, procrastinam, costumam faltar ao trabalho e mesmo quando estão presentes são dispersos e improdutivos. Estes, com razão, não podem trabalhar em home office.

Mas há também – e cada vez mais – trabalhadores brasileiros responsáveis, disciplinados e éticos. Colaboradores com foco em resultados e que farão o impossível para entregar um excelente trabalho e assim manter o privilégio de trabalhar remotamente.

Cabe à empresa encontrar, recrutar, selecionar e capacitar os candidatos ideais ao trabalho portátil, para que possam reproduzir sua alta performance trabalhando bem de qualquer lugar.

6. Segredos são protegidos
Existe uma percepção de que dados sigilosos e informações confidenciais da empresa poderão ser pirateadas no caminho que fazem entre o colaborador remoto e a empresa. O risco de que isso aconteça é mínimo, pois a tecnologia já oferece diversas ferramentas que permitem a transmissão de dados e o armazenamento de informações com total segurança, mesmo que o trabalho seja realizado a distância.

Entre as soluções estão as VPNs (Virtual Private Networks), que criptografam a comunicação via internet entre colaborador remoto e empresa; e as VMs (Virtual Machines), que permitem que todas as informações de que o colaborador precisa para trabalhar sejam acessadas virtualmente de qualquer lugar, enquanto na realidade estão armazenadas nos computadores da empresa.

7. Todo mundo sai ganhando
O trabalho portátil é o melhor dos dois mundos. Um programa de home office permite que a empresa economize em custos imobiliários e ao mesmo tempo aumente a motivação – e portanto a produtividade – dos colaboradores. Também possibilita a atração e retenção de talentos e a inclusão de pessoas com deficiência. Além disso, diminui os deslocamentos casa-trabalho, reduzindo a perda de tempo em congestionamentos e com eles o estresse dos trabalhadores. E, finalmente, permite que os colaboradores tenham uma vida mais saudável e passem mais tempo com suas famílias: um ganho enorme em qualidade de vida.

Por que as empresas devem adotar o trabalho portátil?
O cenário mudou. O Brasil cresceu muito nestes últimos anos e a infra-estrutura viária das cidades não acompanhou este desenvolvimento. Além disso, a grande competitividade no mercado global está obrigando a indústria nacional a produzir mais com menor custo. E finalmente, a nova geração de talentos têm buscado um formato mais flexível de trabalho e por isso escolhe trabalhar somente em empresas que ofereçam este tipo de benefício.

Esta é uma realidade completamente nova para as empresas brasileiras. Muitas estão se adaptando e vão evoluir. Outras permanecem resistentes e podem não sobreviver.

O trabalho portátil é uma excelente solução para se adaptar a esta nova e desconhecida paisagem corporativa. Transferir parte das atividades para que sejam executadas remotamente reduz o impacto do déficit viário, potencializa a produção, otimiza custos, atrai talentos em busca de flexibilidade e reduz o turnover na equipe. Quem considerar o trabalho portátil para as questões que se apresentam, terá maiores chances de continuar no jogo.

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WALL STREET JOURNAL: NINGUÉM SEGURA O TRABALHO REMOTO

Em matéria do The Wall Street Journal, intitulado "Why Remote Work Can't Be Stopped", o jornalista Christopher Mims apresenta uma análise comparativa entre as empresas que extinguiram seus programas de trabalho remoto e a tendência inexorável de trabalhar de qualquer lugar.

Entre as observações principais da matéria estão os seguintes pontos:

A empresa Dell Computers entrevistou seus 110.000 colaboradores sobre seus hábitos de trabalho e concluiu que apesar de somente 17% estarem formalmente autorizados a trabalhar de onde quiserem, na prática 58% já estavam trabalhando remotamente por conta, pelo menos um dia na semana. Esses dados foram vistos como positivos pelo diretor de RH Steve Price que em 2013 traçou o objetivo de que a que metade de seus colaboradores trabalhassem remotos. Porém sua projeção era de que isso acontecesse somente em 2020, ou seja, a meta foi atingida muito antes do previsto.

Em contraste, empresas como IBM, Yahoo, Bank of America e Aetna resolveram extinguir seus programas de trabalho remoto. Porém, a matéria apresenta dados que este demosntram que este movimento ocorre na contra-mão da tendência natural de trabalhar de qualquer lugar, incentivado por ferramentas mais eficazes de comunicação e gestão remota.

Este caminho sem retorno ficou demonstrado em uma pesquisa de 2016 do Instituto Gallup que revelou que 43% de todos os trabalhadores nos EUA relataram executar suas atividades em home office pelo menos alguns dias do ano. Em 2012 esta estatística era de apenas 39%.

A pesquisa também revelou que 20% dos norte-americanos trabalha exclusivamente a partir de um escritório em casa. Em 2012, apenas 15% trabalhavam home office, revelando um crescimento considerável em apenas 4 anos.

Entre as empresas que permitem o trabalho remoto ao menos parte do tempo estão a Amazon, American Express, UnitedHealth e Salesforce.com.

Apesar da IBM relatar não ter percebido economia no home office, outras empresas citam grande redução de custos imobiliários entre outras diversas vantagens em permitir o home office, como satisfação dos colaboradores e atração e retenção de talentos.

A realidade é que a maioria das empresas que emprega o trabalho intelectual ainda estão aprendendo quais atividades podem ser executadas remotamente com maior eficácia.

O diretor da Dell comenta que a transição para o trabalho remoto não é fácil e por isso é imprescindível que a equipe virtual esteja munida das ferramentas adquadas para executar suas atividades remotamente.

Para entender estas questões, vale analisar empresas como a Automattic (que produz a plataforma wordpress) onde quase todos os seus 558 colaboradores são remotos. Apesar de estar em franco crescimento, a empresa está devolvendo seu espaço de 1300 m2 em um bairro descolado de São Francisco, Califórnia, já que em um dia normal de trabalho apenas cinco pessoas aparecem para trabalhar nos escritórios. O jornalista brinca que na sede da empresa existem mais mesas de ping-pong e pebolim do que pessoas trabalhando.

Com um time que trabalha em diferentes fuso-horários, a empresa utiliza a ferramenta Slack para comunicação remota, a plataforma Zoom para as videoconferências semanais e seu próprio sistema de comunicação para documentar os projetos e auxiliar nas tomadas de decisão.

O criador do site Longreads, adquirido pela Automattic, observa que quando todos utilizam estas ferramentas a percepção é de que ninguém foi deixado de fora. "todo mundo tem a sensação de que está junto na sala de reuniões".

Julia Amosova, engenheira na Automattic, considera que uma equipe distribuída em diversas locações pode trazer ainda outras vantagens. A comunicação realizada nas ferramentas online garante uma transparência radical para todos na empresa, algo que não é tão comum em empresas que realizam reuniões presenciais a portas fechadas, onde a unidade da equipe acaba prejudicada já que alguns colaboradores podem não se sentir incluidos nos processos decisórios.

Mas ser uma empresa 100% remota é uma opção reservada apenas para empresas de software. A Dell, que fabrica hardware, comenta que algumas áreas da empresa não estão aptas ao trabalho remoto, como a parte de engenharia, liderança, pequeisa e desenvolvimento, vendas e atenimento ao consumidor. Já outras áreas da empresa funcionam muito bem remotamente como o RH, o jurídico, o marketing, a análise de dados e outras funções de suporte.

A matéria garante que as ferramentas de comunicação remota funcionam como os pontos de encontro acidental entre colaboradores nos espaços comuns dos escritórios e que geram conversas e troca de informação. Como as áreas próximas aos bebedouros ou banheiros, por exemplo.

A ferramenta de comunicação por mensagens Slack é um exemplo disso. Ela foi criada com características que tornam a comunicação mais fácil, eficiente e até mais divertida, com possibilidade de integração com outros softwares utilizados na empresa, biblioteca de chatbots e envio de gifs animados.

Mas o que é ainda mais importante do que as ferramentas são os processos que acontecem através delas, segundo Jason Fried, co-fundador e CEO da plataforma Basecamp de colaboração remota e gestão de projetos. Segundo ele, todos na equipe devem estar alinhados e motivados em participar do processo. Caso contrário, existe a possibilidade de que alguma informação chave seja perdida no meio do caminho.

Segundo Price, o diretor de RH da Dell, a empresa deve estar comprometida com essa transformação digital. E estar pronta para investir e executá-la com qualidade. Caso contrário surgirão questões morais, problemas de comprometimento e falta de engajamento na cultura da empresa.

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