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Home Office de Emergência em 5 Passos

Um Guia para Gestores de RH

Estamos experimentando o home office no seu pior cenário: sem tempo para preparar as ferramentas, sem tempo para treinar as pessoas, sem a possibilidade de alternar o trabalho remoto com o presencial e com as crianças o tempo todo em casa, sem aulas.

Mas não há outra saída.

Precisamos do isolamento social para manter a saúde de todos. E neste momento, o trabalho remoto é a melhor (e talvez única) solução.

Precisamos acomodar os times rapidamente em casa, fazendo o máximo para garantir que – na medida do possível – as pessoas continuem executando suas tarefas de forma adequada e produtiva.

E na sequência, formalizar um programa estruturado, para corrigir os problemas ocorridos nesta implementação deste "home office de campanha".

Mas antes de mais nada, é preciso manter a calma e saber que a migração do escritório para casa não só é viável, como também pode trazer benefícios futuros para toda a organização.

Então vamos aos passos: respire fundo e mãos à obra!

 

Passo 1. Garanta a tecnologia

Para começar, é preciso garantir que TODOS tenham equipamentos ou dispositivos com os softwares e aplicativos que possibilitem aos colaboradores remotos:

  1. Acesso às informações de forma segura
  2. Execução das suas tarefas
  3. Comunicação com seus pares, clientes e fornecedores

Neste momento, os colaboradores devem receber da empresa toda a tecnologia necessária para que suas atividades não sejam interrompidas.

 

Passo 2. Estabeleça os canais de comunicação e sua frequência

Neste ponto do processo, é mais produtivo optar pelas ferramentas de comunicação remota que as pessoas já estão acostumadas a usar nos processos corporativos.

Mas é importante que a empresa estabeleça canais exclusivos para cada tipo de tratativa.

Aqui é interessante incentivar a comunicação assíncrona, aquela em que as pessoas não precisam conversar simultaneamente. Por exemplo: mensagens automáticas escritas ou de áudio, que podem ser respondidas em outro momento. Isso vai reduzir as interrupções, gerar respostas mais bem pensadas e permitir um fluxo melhor no trabalho.

Vale lembrar a equipe que este tipo de comunicação exige uma atenção especial na forma de escrever. Quem manda a mensagem precisa saber se expressar bem, contextualizar o assunto e incluir todas as informações que achar pertinente para o entendimento. E quem recebe a mensagem precisa saber interpretar o texto. Isso reduz o vai-e-vem de mensagens e evita mal entendidos.

No caso das reuniões e conversas simultâneas, procure estabelecer um horário núcleo: um período entre 4 ou 6 horas em que todos devem estar disponíveis. Isso garante que cada colaborador tenha flexibilidade para cumprir as demais horas do dia considerando suas necessidades pessoais neste momento de confinamento.

 

Passo 3. Desenvolva as equipes na nova forma de trabalho

Inicialmente, é preciso repassar apenas as orientações básicas para que os colaboradores remotos possam se estabelecer rapidamente no home office.

Em um segundo momento, após a configuração básica, é necessário capacitar as equipes remotas com conteúdo estruturado e abrangente.

 

a. Passe as orientações básicas

  1. Defina um local da casa para trabalhar longe das distrações e da circulação de pessoas
  2. Crie uma sinalização de "estou trabalhando" para as outras pessoas da casa
  3. Planeje sua agenda e defina prioridades para suas tarefas
  4. Defina um expediente para trabalhar e crie rituais para começar e terminar o dia
  5. Tire o pijama e vista-se para trabalhar
  6. Pense na ergonomia. Trabalhe em uma cadeira e uma mesa. Evite a cama e o sofá
  7. Cuide da saúde física e mental, fazendo yoga, alongamentos e mantendo uma rotina de exercícios
  8. Faça pausas e alongue-se
  9. Utilize as ferramentas e dispositivos de segurança que a empresa disponibilizou

 

b. Capacite as Equipes

Pela experiência adquirida nos projetos que desenvolvemos junto aos nossos clientes, percebemos que muitos problemas aparecem no home office quando as pessoas não recebem um treinamento adequado para trabalhar em casa.

São conflitos com a família, falta de organização e falhas de comunicação que surgem quando as pessoas não possuem as informações e ferramentas corretas para lidar com os desafios do dia-a-dia no home office.

Por isso, neste momento, é preciso realizar a capacitação efetiva de gestores e colaboradores com um conteúdo mais abrangente sobre o trabalho home office. Aqui devem ser considerados os aspectos relacionados à produtividade, relacionamento familiar e bem-estar físico e emocional.

O conteúdo de capacitação poderá ser veiculado nas ferramentas de comunicação remota da empresa, através de webinars, newsletters e outros aplicativos online.

 

Passo 4. Crie rituais e incentive o engajamento

A partir deste ponto, a empresa deverá manter comunicações constantes com seus colaboradores remotos por meio das ferramentas disponibilizadas. As conversas com o RH e com os líderes são fundamentais neste momento para que todos se sintam parte do time. Mensagens do presidente podem ser interessantes para manter o moral elevado.

Este canal aberto vai permitir que a empresa disponibilize informações práticas e direcionamentos, ouça as necessidades dos colaboradores, ofereça apoio, empatia e flexibilidade e ajude com possíveis soluções para os desafios enfrentados no home office.

Aqui, ele também poderá se certificar da confiança que a empresa deposita nele e de que todos acreditam que ele está dando o melhor de si, feedbacks fundamentais neste momento inseguro e conturbado.

Aproveite estas comunicações para também enviar dicas de alimentação, rotinas de exercícios físicos, links com cursos e palestras, e conteúdo lúdico não apenas para os colaboradores, mas também para sua família.

Para aqueles que estão tendo dificuldades com o isolamento, mostre que, mesmo remotamente, as pessoas podem continuar confraternizando por videoconferência, seja conversando durante a pausa do cafezinho, fazendo companhia durante o almoço ou até mesmo um happy hour.

Este é o momento de compartilhar as boas práticas e manter as conexões.

 

Passo 5. Acompanhe o processo e faça correções de rumo

Neste ponto é importante coletar informações sobre a experiência do home office até o momento e utilizar estes dados para rever alguns processos.

Esta é a oportunidade para redefinir políticas, complementar treinamentos e atualizar a tecnologia, quando necessário.

Como este não é o cenário ideal para implementar um programa de trabalho remoto com o planejamento que ele exige, é esperado esse acerto de rumo. Grandes lições e aprendizados surgirão dessa experiência toda e várias práticas passarão a ser adotadas neste novo cenário global.

 

As contingências de proteção contra a Covid-19 vão trazer mudanças significativas para o nosso modo de viver e trabalhar. Principalmente com relação à percepção do trabalho remoto.

Quando o isolamento acabar, muita gente vai questionar o retorno ao modelo tradicional e optar por continuar trabalhando remotamente (de casa ou não), nem que seja em alguns dias na semana.

As empresas, por sua vez, vão perceber os benefícios do trabalho remoto e a necessidade de estarem mais preparadas para uma nova contingência.

Essa é a chance que ninguém pediu. Mesmo assim, é importante tirar todas as lições possíveis da situação. Precisamos sair desta experiência mais preparados e adaptados de que quando entramos.

Cabe a você dar os primeiros passos.

 


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